Sistema de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades dedocumentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.
Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. El término tiene algún traslapo con los conceptos de Content Management Systems y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de Empresa y relacionado con la Gestión de Activo Digital.
ACTIVIDADES Y PROCESOS DE GESTION DE CONTENIDOS
Los servicios de información y documentación accesibles a través de internet, más concretamente mediante servidores web, están aumentando de una forma exponencial. La lógica evolución del web desde hace más de 10 años ha ido produciendo la sustitución de páginas y documentos estáticos por documentos generados dinámicamente, merced a la interacción del usuario con la lógica de procesos y flujos de trabajo definida por los creadores del servicio y a la disponibilidad de cada vez mayores repositorios de información. Evidentemente, se ha ido pasado progresivamente de un concepto de publicación de páginas web, bastante simple en su origen, a esquemas más complejos y diferenciados, fundamentados en procedimientos y técnicas basados en la gestión de información. La cada vez mayor complejidad de los servicios y de los sistemas que los sopoormación y, en consecuencia, en el mercado de productos y servicios (GILBANE, 2000). Si birtan, ha hecho necesaria la formulación de un corpus teórico y práctico en el que se combinen las técnicas clásicas de gestión de información en las organizaciones con las características propias del medioambiente digital.
Esta evolución, que se ha acelerado durante la primera mitad de la década de 2000, ha tenido un impacto no sólo en los métodos y técnicas de gestión de información, sino también en la propia tecnología para gestión de infen en la segunda mitad de la década de los 90 se podía diferenciar entre productos para gestión documental, para recuperación de información, etc., desde el año 2000 se ha producido una convergencia entre todas las plataformas, de forma que en la actualidad se pueden encontrar soluciones que pretenden ser globales y ofrecer soporte a todo el proceso de gestión de información en una organización. Las herramientas para este trabajo han recibido la denominación de sistemas de gestión de contenidos (oContent Management Systems, CMS), y se han integrado con los sistemas de gestión documental y con los de recuperación de información. A ello hay que unir que, en la concepción actual de la gestión de información, el control de los procesos es un elemento nuclear, por lo que se acompañan de sistemas de workflow , o de flujos de trabajo. Con todo ello se puede delinear un paisaje en el cual las herramientas de gestión documental han ido incorporando a sus prestaciones las capacidades necesarias para gestionar los procesos que crean, almacenan, tratan y presentan información, en entorno digital.
SOLUCIONES DE SOFWARE LIBRE
Las solucionesERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) están orientadas a facilitar la integración de los sistemas de las empresas, asegurar la comunicación y mejorar su productividad industrial o la eficiencia de la gestión financiera, ventas, atención al cliente, comercio electrónico o e-commerce, inventarios y operaciones, producción, planificación, reportes, etc. Los ERP distribuidos bajo licenciasopensource están encontrando su sitio en el super competitivo mercado del software empresarial gracias a la madurez y experiencia de los desarrolladores y empresarios, a la enorme flexibilidad y a la posibilidad de su implementación a precios mucho más asequibles que las soluciones propietarias. ¿Cuál es mejor? Las funcionalidades, los niveles de calidad, las posibilidades de evolución, escalabilidad e integración y servicios complementarios de los ERPsoftware libre y de código abierto son razonablemente comparables, de hecho, es común ver "consultoras top" implementando soluciones comerciales como Microsoft Dynamics NAV Navision, SAP Business One u Oracle E-Business Suite junto con software libre como Odoo, Open Bravo, Compire, OpenXpertya o ERP5. Cada solución es diferente y puede ser la mejor posible en su segmento según sean los requerimientos de cada empresa en particular.
Las tres ventajas principales del opensource son el precio (generalmente las licencias son gratis), el acceso al código y el ecosistema o comunidadque se crea alrededor del producto que permite acceder al conocimiento y sobre todo la posibilidad de que el código pueda ser revisado por muchos ojos expertos mejorando sus funcionalidades y seguridad. Pero hay que tener en cuenta que el coste de las licencias de un proyecto empresarial es importante, particularmente, porque los proyectos son complejos y se desarrollan en un largo período de tiempo con su consiguiente presupuesto de consultoría en diseño, programación, configuración, integración, soporte y mantenimiento, formación, etc.. que en estas áreas son caras tanto para aplicaciones libres como para las propietarias. Estos costes representan cerca del 50% del coste total en las PYMEs y el 25% en las grandes empresas, por esta razón son las PYMEs las que más se benefician con los ERP Open Source.
PROPUESTA DE TIPOLOGIA Y PERSPECTIVA DE DESARROLLO
No hay comentarios:
Publicar un comentario